12 Tips og tricks til at indsamle surveysvar til Relation Manager

1. Den mest effektive: ”Tving” folk til at aflevere email-adresse når de skal logge på jeres internet (Landingpage). Det er klart den nemmeste måde at indhente mailadresser på, selvom det måske ikke er den mest servicemindede, til gengæld har I her også mulighed for at bruge mailadresserne til et nyhedsbrev – husk blot at gæsten skal hakke af at de ønsker at modtage et nyhedsbrev. Det skal de ikke ved en survey. I kan herefter fodre Relation Manager med email-adresserne. Husk blot at segmentere på business og leisure gæster, når I udsender spørgeskemaet.
2. Sørg for at jeres bookingsystem er koblet op på Relation Manager, så sendes surveyen nemlig ud automatisk efter afrejse. Dog kun til mødebooker og ikke selve mødegæsten, hvis det er denne der har indtastet email-adresse ved booking.
3. Få listen med deltagernes email-adresser af mødebookeren. Nogen holder på at de ikke må udlevere denne slags lister, mens andre godt kan se fordelen i at de også kan få at vide hvordan gæsterne oplevede mødestedet og vil derfor gerne bidrage til at I indsamler besvarelser.
4. Få email-adresserne ved indtjekning ved overnattende konferencegæster. Receptionisten spørger pænt om hun/han må bede om mail-adressen, så gæsten kan evaluere sit ophold og være med til gøre jeres sted endnu bedre.
5. Uddel små kort med jeres QR kode (findes i jeres RM) i den sidste kaffepause, med en tekst a la ”Her hjælper gæsterne os med at blive bedre – giv venligst din mening her!” eller ”Vi vil være Danmarks bedste konferencested, vil du hjælpe os?” eller hvad I nu end kan finde på… Det har en god effekt, hvis det er en sød konferencetjener som kommer ind med kortene og spørger om folk ikke vil være nogle stjerner at bruge 1 minut af deres tid på at besvare surveyen så han/hun kan få at vide hvor godt eller skidt han/hun gør sit arbejde. OBS: Med QR koden har gæsten mulighed for at være anonym, så det kan være sværere at vurdere hvornår gæsten var der og med hvilket hold, ligesom I ikke kan vende tilbage til kunden på enten hård kritik eller ved ros, som man gerne vil bifalde.
6. Nogle “lokker” besvarelser ud af folk ved at skrive på kortene, at der trækkes lod fx en middag eller et ophold, derved får man også folk til at notere deres email-adresse ved surveyens afslutning.
7. Samme som ovenfor med kortene men i stedet for QR koden, så beder I folk skrive deres email adresse ned, så I selv kan indtaste den i systemet og sende ud. Her kan I nemlig selv notere hvilket hold gæsten tilhører, og så I har mulighed for at vende retur til gæsten, hvis I ønsker det.
8. Nogle skriver på kortene at hvis man noterer sin mail-adresse og afleverer i receptionen ved afrejse, modtager man en lille goodiebag med lokale eller hjemmelavede produkter. Dette virker for for nogle, men kræver også lidt flere ressourcer.
9. Få mødelederen til at udsende linket med survey til deltagerne når arrangementet er slut. (Lidt mere tricky her at få dem til at bruge tiden på det…)
10. Nogle steder har et skema med folks navne og værelsesnummer liggende, hvor folk selv kan skrive deres mailadresser på, når de registrerer sig om morgenen under påskud af at det skal bruges i bookingsystemet og til evaluering. Om den er helt i tråd med GDPR ved jeg ikke, så det må være op til jeres vurderingsevne.
11. Lav små visitkort til mødelederen med den rigtige QR kode på, som den sidste personale der siger farvel og tak til mødelederen, kan aflevere personligt og bede mødelederen om at hjælpe jer med at forbedre jeres gæsteoplevelse, ved at besvare et par spørgsmål om deres ophold.
12. Brug de rette QR-koder fra RM, hvis det er dem I benytter til at få besvarelser ind. Så sparer I en masse tid og kan målrette jeres svar, det rette segment.